En ny software kan være det, der er tungen på vægtskålen, som giver jeres organisation en solid konkurrencefordel. Tag dig tiden til at vælge rigtigt – og selvom det er en større investering, vil den give mange gange igen i forhold til effektivitet og muligheder. Vi har nedenfor samlet 5 nemme trin til at vælge den rigtige software.
1. Kig på det store billede – og lav en enkel plan
Revurdér dine nuværende processer og identificer de områder, der potentielt kan forbedres. Hvilke begrænsninger skal adresseres? Forhør dig hos andre inden for dit område om, hvilke softwarepakker de bruger. Lav research så du kan få en idé om, hvordan markedet ændrer sig, og hvordan du kan forberede dig på fremtiden. Udarbejd herefter en handlingsplan, der adresserer følgende:
- Hvem skal identificere organisationens behov og evaluere mulige løsninger?
- Hvad er jeres budget?
- Hvad er jeres timeline?
- Hvem er den endelige beslutningstager?
2. Prioritér jeres behov
Der er ingen perfekt – one-size-fits-all – softwareløsning. Derfor skal I gøre op med jer selv og identificere, de funktioner, der er nice-to-have og need-to-have. Rangér funktionerne således:
- De nødvendige: Det er de funktioner, I skal have i et produkt.
- De betingede: De funktioner, der ikke er helt essentielle, men stadig er meget vigtige for effektiviteten i virksomheden. Produkter uden betingede funktioner rangeres lavere i bedømmelsen.
- Nice-to-have: Flødeskummet på toppen – de funktioner, der vil blive brugt, hvis de var der, men de er ikke nødvendige.
3. Shortlist interessante softwareudbydere
Identificer de softwareudbydere, der har de løsninger, I har behov for. Giv dem jeres liste af krav, og vær sikker på, de forstår listen fuldstændig. Bed dem om en demonstration af, hvordan deres løsninger opfylder jeres krav. Lav en shortlist over dem, der bedst imødekommer jeres krav.
4. Validér din shortlist
Bed udbyderne om referencer fra kunder, der har haft nogle af de samme krav, som I har. Overvej også bl.a.:
- Hvilken support tilbyder softwareudbyderen?
- Hvilke produkttræning udbyder de?
- Hvordan håndteres softwareopdateringer? Hvor tit og eventuel kostpris?
5. Træf beslutningen
Beslut præcis, hvad du behøver – f.eks. antal kopier af softwaren, vedligeholdelseskontrakt, træning af software – og bed om en pris.
Kilde: http://bimlearningcenter.com/how-to-choose-the-right-software/